Tugas modul untuk nilai Praktek UN

MICROSOFT WORD

Microsoft Word merupakan salah satu anggota keluarga Microsoft Office. Microsoft Word adalah salah satu program pengolah kata yang paling canggih saat ini. Dengan word kita dapat membuat naskah mulai dari yang sederhana hingga yang rumit. Selain itu banyak fasilitas word yang tidak dimiliki oleh program sejenis.

   Pengenalan Jendela Program

Tampilan jendela (bagian-bagian jendela) program word adalah sebagai berikut :

Keterangan:

a.      Balok judul                             : Menampilkan nama program dan nama file

                                                         yang saat ini sedang di buka.

b.      Minimize                                 : Digunakan untuk memperkecil jendela

                                                         menjadi tombol program.

c.      Maximize                                : Digunakan untuk memperbesar jendela satu

                                                         layar penuh.

d.      Close                                       : Digunakan untuk menutup jendela program.

e.      Menu bar                                 : Untuk menjalankan perintah-perintah word (

                                                         menu adalah kumpulan instruksi ).

f.        Toolbar                                    : Tombol-tombol yang dapat digunakan untuk

                                                         menjalankan perintah word. Satu tombol sama

                                                               dengan satu perintah.

g.      Mistar horizontal                     : Digunakan untuk melihat posisi/skala secara

                                                         horizontal mendatar.

h.      Mistar fertikal                         : Digunakan untuk melihat posisi secara vertical

                                                         tegak.

i.        Balok gulung horizontal          :  Digunakan untuk menggulung layar secara

                                                         horizontal  kiri-kanan.

j.        Balok gulung vertical              : Digunakan untuk menggulung layar secara

                                                         vertical atas-bawah.

k.       Border                                     : Bingkai atau kotak dari jendela program dan di

                                                         gunakan untuk mengubah ukuran jendela

                                                               secara horizontal atau vertical.

l.        Corner                                     : Sudut jendela program, dapat digunakan untuk

                                                         mengubah ukuran jendela program secara

                                                               vertical atau horizontal

m.    Area teks                                 : Tempat kita menulis atau mengedit teks atau

                                                         objek-objek yang lain.

n.      Baris status                              : Menunjukkan kepada kita posisi kursor saat

                                                         ini.

   Mengatur Halaman (Setup halaman).

a.      Mengatur batas-batas kertas (margin). Margin adalah batas tepi kertas dengan batas tepi pengetikan/area teks. Untuk mengatur margin : menu file, Page setup, Margin.

b.      Mengatur ukuran kertas (paper size). Ukuran kertas dapat diatur sesuai kebutuhan misal kwarto, folio, amplop atau ukuran-ukuran yang lain. (sesuai keinginan). Untuk mengatur ukuran kertas : Menu file, Page setup, Paper size, pilih ukuran kertas yang diinginkan.

c.      Mengatur arah persetakan (Orientation). Arah percetakan di kertas dilakukan secara Vertikal/tegak/portrait maupun secara horizontal mendatar/landscape. Untuk mengatur arah percetakan : Menu file, Page setup, Paper size, Orinetation, pilih Potrait atau Landscape.

PARAGRAF PADA WORD

Ide paragraph sangat penting pada word, karena beberapa tipe pengeditan berlaku untuk masing-masing paragraph. Pada word anda dapat mengakhiri sebuah paragraph dan memulai paragraph baru dengan menekan tombol ENTER. Word memasukkan sebuah garis kosong dan posisi kursor yang baru pada bagian awalnya.

    Menyimpan File/ Dokumen

Langkah untuk menyimpan dokumen yang telah diketik adalah : Klik Menu file, save, (atau klik icon Save).

Keterangan :

a.      Kotak Save in, digunakan unruk menentukan dimana kita menyimpan dokumen yang telah kita buat.

b.      Apabila kita ingin membuat tempat/lokasi baru dokumen yang akan kita simpan tersebut, maka kita bisa menklik New Folder, beri nama folder tersebut.

c.      Jika nama folder sudah muncul klik kanan nama folder dimana kita akan menyimpan file, lalu klik Open.

d.      Setelah kita menentukan lokasi untuk file, klik kotak file name, lalu ketikkan nama file misalnya LATIHAN 1

e.      Klik tombol save.

Pilihan tampilan dokumen :

Pilih Menu view

1.        Print Lay out anda akan melihat tampilan dokumen persis kalau dicetak, kelihatan (margin dan pergantian halamannya).

2.      Normal – Tidak bisa melihat magin.

MENGEDIT DOKUMEN

A.    Membuka File

1.        Klik icon Open atau klik menu file – Open.

2.      Jika folder yang terbuka belum sesuai pilihlah folder dimana anda menyimpan file tersebut.

3.      Klik nama file yang akan dibuka.

4.      Klik Open.

NOTE : File yang sedang dibuka jangan dibuka lagi.

B.     Memindah Kursor

Untuk menggerakkan kursor, ada beberapa cara yaitu :

a.      Dengan mengklik lokasi/titik yang kita inginkan, maka otomatis kursor akan pindah ke lokasi/tempat tersebut.

b.      Dengan menggunakan anak panah kiri, kanan, atas atau bawah pada keyboard

c.      Memindah kursor ke awal file : Ctrl + Home

d.      Memindah kursor ke akhir file : Ctrl + End

e.      Memindah kursor ke awal baris : Home

f.        Memindah kursor ke akhir baris : End

g.      Memindah kursor ke halaman tertentu : Ctrl + G

h.      Untuk melihat ke bawah 1 layar digunakan tombol page down

i.        Untuk melihat ke atas 1 layar dunakan tombol Page up

C.    Memilih Teks (Membuat blok teks)

Untuk melakukan berbagai operasi pada pengeditan dokumen, pertama teks yang akan diedit harus diblok dulu :

1.        Memblok satu kata : dobel klik tersebut

2.      Memblok satu baris : klik satu kali di awal baris

3.      Memblok satu kalimat : Ctrl + klik kalimat tersebut

4.      Memblok satu paragraph : klik dua kali di awal baris pada paragraph tersebut.

5.      Memblok bagian tertentu : Drag bagian yang dipilih

6.      Dengan keyboard : kursor letakkan pada awal teks yang akan diblok lalu letakkan tombol shift lalu tekan tombol panah keyboard, ke kanan, kiri, atau ke bawah sesuai arah teks yang akan diblok.

7.       Memblok seluruh file : Ctrl + A.

D.    Mengedit Teks

a.      Menyisipkan teks, untuk menyisipkan teks pastikan tombol insert dalam keadaan on (tanda OVR dibaris status tidk aktif), letakkan kursor pada yang akan disisipi, ketik teks yang akan disisipkan.

b.      Menghapus teks, blok teks yang akan dihapus, tekan tombol del/delete untuk menghapus karakter di sebelah kanan kursor . tekan tombol backspace untuk menghapus karakter di sebelah kiri kursor.

c.      Membatalkan perintah yang pernah kita kerjakan : klik icon undo pada toolbar.

E.     Memformat Paragraf

Perlu anda ingat bahwa paragraph adalah baris yang diakhiri dengan tanda ENTER. Apabila paragraph yang akan kita atur hanya satu paragraph, tidak usah diblok cukup letakkan kursor pada paragraph yang akan diatur tersebut. Bila lebih dari satu paragraph, maka blok paragraph-paragraf yang akan diatur tersebut.

Perataan paragraph

1.        Pilih paragraph

2.      Klik : klik icon left, right, center, atau justify pada toolbar formatting.

Dengan keyboard

Rata kiri : Ctrl + L, Rata Center : Ctrl + E , Rata kanan : Ctrl + R, dan Rata Justify : Ctrl + J.

Indentasi

Tombol pada ruler untuk mengatur indentasi :

Decrease Indent : Untuk megurangi inden kiri

Increase Indent : Untuk menambah inden kiri.

Cara mengatur indentasi :

1.      Plih Paragraf

2.      Klik icon increase indent untuk memasukkan (menambah) indent kiri, atau klik decrease indent untuk mengurangi indent kiri

3.      Untuk mengatur indent kiri dapat juga dengan men-drag tombol left indent pada ruler

4.      Untuk indent kanan : Drag tombol right indent pada mistar (ruler).

MENGATUR BENTUK PARAGRAF

Paragraf indent (baris 1 masuk/menjorok)

a.       Letakkan mouse pada tombol fiet line indent yang terdapat pada ruler

b.      Drag ke posisi yang diinginkan.

Paragraf hanging (alinea menggantung)

a.       Letakkan mouse pada tombol hanging indent (tombol segitiga yang bawah) yang terdapat pada ruler.

b.      Drag ke posisi yag kita inginkan.

SPASI

Spasi (jarak antar baris) : Ctrl + 1 : 1 Spasi , Ctrl + 2 : 2 Spasi, Ctrl + 5 : 1,5 Spasi.

Mengatur format paragraph dengan menu :

Misalnya semua paragraph ingin dibentuk menjadi paragaraf indent (baris 1 menorok 1,5 cm) indent kiri 0 indent kanan spasi ganda, ikut langkah berikut ini :

1.      Blok naskah anda (kecuali judul)

2.      Buka menu format, paragaraf

3.      Pilih alignment untuk menentukan perataan.

4.      Tentukan indent kiri (left indent) : 0 right indent : 0

5.      Pilih special, menjadi first line by 1,5 cm (bentuk menjaid menjorok)

6.      Pada line spacingpilih double atau multiple lali pilih at : 2 untuk membuat menjadi 2 spasi

7.      Klik Ok perhatikan hasilnya.

F.     Format Huruf (Font)

Format huruf meliputi jenis huruf (Font), gaya huruf (Style), Warna huruf (Color), ukuran huruf (Size), Garis bawah (Underline), Efek huruf (Effects). Untuk mengatur format huruf dapat langsung menggunakan toolbar atau melalui menu :

a.      Melalui menu

1.      Blok teks yang diformat

2.      Klik menu format, font

Selanjutnya akan tampil kotak dialog font, tentukan pengaturan yang diinginkan dengan memilih pada kotak yang sesuai. Misalnya untuk mengatur jenis huruf pada kotak font, gaya pada kotak style, dan ukuran pada kotak size.

b.      Melalui toolbar

Pemformatan huruf melalui toolbar dilakukan dengan mengklik icon-icon yang sesuai yang terdapat toolbar formatting.

1.      Blok teks yang diformat

2.      pilih toolbar yang anda inginkan, missal klik tombol U maka teks akan garis bawah klik lagi tombol U garis bawah akan hilang.

Menampilkan/ Mensembuyikan toolbar.

Toolbar dapat disembunyikan atau ditampilkan dengan perintah yang sama, yaitu :

1.        Klik menu view, toolbar

2.      Dari daftar toolbar pilih toolbar yang akan ditampilkan atau disembuyikan dengan cara memberi tanda cek (tampak) atau menghilangkan tanda cek (toolbar tampak) dengan cara mengklik nama toolbar dari daftar

Menambah atau mengahpus icon dari toolbar.

Missal untuk menambah icon X² (Superscript)

1.        klik tombol more button pada toolbar formatting.

2.      arahkan mouse pada tombol add and remove button

3.      hifupkan atau matikan tombol yang akan diatur dengan car mengklik nama icon. Misalnya pastikan tombol X² dan X₂ dalam keadaan hidup (ada tanda cek didepannya)

MENYISIPKAN SIMBOL

Untuk menyisipkan karakter-karakter yang tidak terdapat pada keyboard, maka kita harus menyisipkan symbol (karakter yang tidak ada tersebut) dengan cara :

1.        Klik menu Insert, Symbol, mucul kotak dialog

2.      Pilih Font yang sesuai, misalnya huruf yunani, simbolmatematik, pilih fomt symbol, untuk symbol mata uang, huruf dengan aksen tertentu pilihlah font normal text, untuk gambar telepon, gambar jam, symbol windows pilihlah Wingdings.

3.      Klik symbol yang diinginkan . lalu klik tombol insert pada kotak dialog symbol.

4.      Untuk menyisipkan lagi ulangi langkah no 3 dan untuk menutup kotak dialog symbol klik tombol close.

MENGCOPY DAN MEMINDAH :

Menyalin/Copy teks :

-          Blok teks yang akan dicopy/disalin

-          Klik menu edit, kemudian pilih copy atau tekan Ctrl + C atau klik tool copy

-          Pindahkan kursor ke tempat yang dituju

-          Klik menu edit kemudian paste, atau Ctrl + V klik tool paste.

Memindah teks

-          Blok teks yang akan dipindah

-          Klik menu edit, kemudian cut atau tekan Ctrl + X atau klik tool cut

-          Pindahkan kursor ke tempat yang dituju

-          Klik menu edit kemdian paste atau Ctrl + V atau klik tool paste.

MENYIMPAN ULANG

Klik icon save atau file – save, jika anda perlu memberi nama lagi naskah akan disimpan dengan nama file yang anda berikan sebelumnya.

MENYIMPAN DENGAN NAMA LAIN

Tanpa menutup data sebelumnya ;

1.        Klik menu file – new – OK

2.      Atau klik tool new

3.      Atau tekan Ctrl + N

Perhatikan dokumen yang terbuka lebih dari satu, perhatikan pada taskbar. Atau lihat menu windows pada bagian bawah akan terdapat beberapa nama data yang terbuka.

Untuk berpindah antar window dokumen yang dibuka

a.      Klik icon (nama file) pada taks bar, atau

b.      Klik menu window kemudian klik nama file yang diinginkan.

Menyalin / memindahkan teks ke l file yang lain

-          Blok teks yang akan disalin/ dipindahkan

-          Menyalin : klik menu edit, kemudian pilih copy atau tekan Ctrl + C atau klik tool copy

-          Memindahkan : klik menu edit, kemudian pilih cut atau tekan Ctrl + X atau klik tool cut.

-          Pilih data yang akan dituju, lewat menu window atauklik pada taskbar

-          Pindahkan kursor ke tempat yang dituju

-          Klik menu edit kemudian paste, atau Ctrl + V atau klik tool paste.

Menutup File / data bila sudah tidak dikerjakan lagi

a.      Klik menu file, kemudian pilih Close atau

b.      Klik Cpation buttons Close yang bawah.

DAFTAR /PARAGRAF BERNOMOR ATAU BERSIMBOL

(BULLETS AND NUMBERING)

Cara membuatnya (Cara I)

1.        Klik menu format – bullets and numbering

2.      Klik tab bulleted

3.      Dari delapan pilihan pilih salah satu bullets, kemudian klik OK. Jika infin memperbaiki/mengganti, klik customize

4.      Dari menu customize bulleted list, klik bullets.

5.      dari menu symbol, pilihlah salah satu bullets. Jika tidak cocok klik drop down font untuk memilih bullets yang lain, kemudian klik OK, akan kembali ke menu sebelumnya

6.      dari menu customize bulleted list, pada bullets position, isikan indent at untuk menentukan jarak dari margin anda meletakkan bullet (margin dianggap ) cm)

7.       dari menu customize bulleted list, pada text position, isikan indent at untuk menentukan jarak dari margin anda untuk memulai ketikan (dihitung dari margin).

Cara 2 :

1.        Aktifkan /klik icon bullets

2.      Ketiklah naskah : bila telah selesai klik lagi tombol bullets

TABULASI

Tabulasi digunakan untuk mengatur penghentian kursor jika kita menekan tombol pada keyboard. Biasanya digunakan untuk membuat teks menjadi rapi (rata) antara teks pada paragraph atas dan bawahnya . hal ini harus diebdakan dengan indentasi dan alignment(perataan) paragraph.

Cara meletakkan tab stop pada ruler

1.        Klik beberapa kali pergantian tab stop sampai tampil yang dipilih

2.      Kemudian klik pada ruler sesuai dengan posisi yang kita inginkan

Mengatur perhentian tab stop menggunakan menu :

1.        Klik format tabs

2.      Pada bagian tab stop position isi 1, pada bagian alignmen pilih left, pada leader pilih none kemudian klik set.

3.      Pada bagian tab stop position 2, pada bagian alignment pilih left, pada leader pilih none kemudian klik set.

4.      Pada bagian tab stop position 3, pada bagian alignment pilih left, pada leader pilih none kemudian klik set. dst.

5.      Klik OK.

AUTOCORRECT

Fungsi :

Untuk mencari dan mengkoreksi banyak tipe kesalahan yan umum terjadi sewaktu anda bekerja. Termasuk kesalahan dalam ejaan, pemakain huruf besar yang tidak standard an banyak lagi. Auto correct juga dapat diubah sesuai dengan kebutuhan

Caranya :

1.        Pilihlah perintah tool – autocorrect

2.      Pada kotak dialog autocorrect, ketikan huruf atau teks yang akan dirubah didalam kotak teks “Replace” (klik terlebih dahulu didalam kotak tersebut untuk memindahkan kursor text ke dalamnya)

3.      Lalu ketikan teks penggantinya pada kotak teks (with) sesuai kebutuhan

4.      Setelah itu klik tombol add untuk menambahkan kombinasi teks yang telah dibuat lalu tekan OK. Teks kemudian akan muncul sendiri jika anda ketikan dilembar kerja

5.      Untuk menhapus autocorrect, ulangi langkah no. 1 dan 2 teks yang akan dihapus dari daftar lalu kil delete lali klik OK.

FIND AND REPLACE

Fungsi : untuk menemukan kata, frase dan potongan teks dalam sebuah dokumen serta untuk menuju ke halaman tertentu. Atau untuk menemukan dan mengganti teks, frase atau potongan teks dengan teks yang lain.

Caranya :

1.        Dari menu edit pilih tobol fngsi F5

2.      Ada tiga pilihan tab menu, Find, Replace, dan Go to, pilih sesuai dengan keinginan anda.

3.      Find untuk menemukan teks, frase atau potongan teks. Ketikan teks, frase atau potongan kata pada kotak teks “Find what” lalu klik “Find next”

4.      Replace untuk menemukan atau mengganti teks, frase, atau potongan kata. Ketikan teks yang diganti pada kotak find what, dan ketikan teks pengganti dalam kotak Replace with

5.      Lalu ktik replace jika penggantian teks dengan cara konfirmasi atau klik Replace All untuk mengganti seluruh dokumen tanpa dokumentasi.

6.      Go to untuk menuju ke halaman, footnote/end note \, picture tertentu.

CHANGE CHASE

Fungsi merubah suatu teks, frase atau potongan kalimat menjadi capital atau kecil, dengan cara :

1.        Range atau blok teks yang akan diganti

2.      Buka menu format pilih change chase

3.      Klik pada radio button sesuai dengan pilihan  anda dengan memperhatikan bentuk teks.

TABEL

Selain sebagai pengolah kata, Word mempunyai kemampuan sebagai pengolah angka, walapun terbatas tidak seperti dalam excel, namun akan sangat membantu anda dalam membuat table dalam satu lembar kerja anda.

Caranya :

1.        Letakkan kursor pada baris dimana  tabel diinginkan

2.      Pilih menu table – insert – table

3.      Isikan jumlah kolom dan baris sesuai dengan keninginan anda

4.      Agar table dapat menyesuaikan lebar dnegan isinya, maka klik radio button Auto Fit Content lalu klik OK.

5.      untuk mengatur agar teks center secara vertical atau secara horizontal , blok atau range cell yang akan diedit, buka menu rable – properties – cell pilihlah center secara vertical dan horizontal.

COLUMN (Kolom Koran)

Fungsi untuk membuat dokumen dalam bentuk kolom Koran. Kolom yang anda ingin dapat bervariasi tergantung pilihan.

Bentuk 1 : jika semua naskah ingin dibuat menjadi kolom Koran

1.        Kursor bleh dimana saja

2.      Pilih menu column dari menu format dapat juga mengklik toolbar column

3.      Tentukan jumlah kolom yang akan dibuat dengan merubah angka di dalam kotak “Number of Column” atau dengan mengklik pilihan bentuk bentuk kolom pada kotak “preset”

4.      Anda juga dapat mengaktivkan pilihan garis diantara kolom dengan mengklik pada kotak kecil line between

5.      Pilih apply to : whole DOkumen

6.      Klik OK

bentuk 2 : jika hanya sebagian yang ingin dijadikan kolom Koran

1.        Blok aline 1 dan 2

2.      Pilih menu format – column

3.      Tentukan bentuk kolom Koran yang diinginkan

4.      Option Aplly to harus dipilih selected text lalu klik OK

MEMBUAT DROP CAP

1.        Letakkan kursor pada paragraph yang diberi crop cap.

2.      Buatlah bentuk paragraph menjadi paragaraf/lurus

3.      Pilih menu – format – Drop caps

4.      Klik kotak dropped

5.      klIk OK.

CLIP ART

Fungsi mneyisipkan gambar pada worksheet . pada umunya gambar diambil dari menu clipart atau juga bisa dari file di luar nin program ward art.

Caranya :

1.        Pilihlah menu insert – picture – alip art

2.      Dari kotak dialog clip art., anda pilih category sesuai gambar yang akan disisipakn, missal tentang binatang maka anda harus klik category : AnimaL

3.      Setelah masuk ke dalam category yang anda inginkan, pilih gambar yang sesuai dengan cara mengklik pada gambar (toolbar baru akan muncul).

4.      Klik pada toolbar baru tersebut toolbar paling atas (inset clip

5.      Close atau restrore window clip art tersebut untuk kembali ke lembar kerja

WORDART

Fungsi untuk membuat teks dalam bentuk artistic. Pada dasarnya wordart merupakan OLE sama seperti dengan  picture.

Caranya :

1.        Buka menu insert pilih picture lalu wordart

2.      Pilih bentuk wordart yang anda inginkan dengan mengklik pada contoh dan dialhiri klik OK

3.      Di dalam kotak dialog wordart, ketikan teks yang anda inginkan , lalu tekan OK.

4.      Untuk mengedit, klik hasil wordart tersebut, untuk mengubah ukuran sama dengan clipart.

DRAWING

TEXT BOX

Fungsi untuk membuat bagan, struktur organisasi atau sejenidnya

Caranya :

1.        Klik toolbar text box dari toolbar drawing yang ada dibawah

2.      Drag didalam worksheet anda untuk membuat kotak dengan ukuran yang sesuai dengan text didalamnya.

3.      Kemudian ketikan teks didalam kotak tersebut

4.      Untuk membuat garis penghubung, anda dapat menklik dari toolbar drawing, line atau arrow, buat garis dengan cara drag pada worksheet

5.      Anda dapat bervariasi dengan membentuk kotak-kotak anda dengan terlebih dahulu menselect kotak tersebut, kemudian klik dari toolbar drawing, toolbar shadow atau 3D.

6.      Untuk mewarnai text klik toolbar Font color

Mengatur format drawing :

1.        Klik obyek (jika muncul kursor didalam obyek klik lagi pada garis tepi yang muncul)

2.      Pilih tombol yang kita inginkan

AUTOSHAPE

Untuk membuat Flow chart :

1.        Pilihlah tombol autoshape – flow chart

2.      Kemudian pilih tombol yang sesuai

Untuk mengetikkann naskah di dalam obyek lakukan langkah ini :

1.        Klik kanan pada obyek tersebut

2.      Pilih add text

3.      Ketikan text

PAGE NUMBERING

Contoh 1 : jika nomor halaman di setiap halaman letaknya sama misalnya di kanan atas semua atau di bawah tengah semua.

Cara :

1.        Buka menu insert – page number

2.      Tentukan posisi no halaman apakah diatas atau di bawah dari sub menu position

3.      Kemudian tentukan posisinya di kiri atau tengah

4.      Untuk memilih jenis penomoran halaman klik tombol format

5.      Pilih jenis nomor dari tombol number format

6.      Start at isikan permulaan penomoran halaman sesuai dengan keinginan anda lalu OK

7.       Jika halaman pertama atau kertas pertama penomoran halaman ingin disembunyikan, maka tombol show number on first page harus dioofkan.

8.      Klik OK

Contoh 2 : Jika nomor halaman berbeda-beda :

Jika ada judul bab nomor ditaruh di bawah, sedangkan jika tidak ada judul bab nomor halaman diletakkan di kanan atas ;

1.        Sisipkan nomor halaman di kanan atas

2.      Letakkan kursor di halaman pertama

3.      Pilih menu view – header and footer

4.      Klik icon page setup dari toolbar header and footer

5.      Aktifkan tombel difference first page lalu klik OK

6.      Pindahkan kursor pada posisi footer di halaman pertama dengan mengklik icon switch between

7.       Klik icon insert page number

8.      Klik icon center untuk menengahkan nomor halaman 

9.      Klik tombol close pada toolbar header and footer

MAIL MERGE

Fungsi : untuk membuat surat berantai atau satu master dokumen dengan berbeda-beda data didalamnya.

1.        Buatlah master dokumen :

Atur perataan, indent kiri, tabulasi dan bentuk paragraph

2.      Simpan dengan nama file panggilan tes wawancara

3.      Buka menu tool  - mail merge

4.      Klik tombol create pada main document form letters – active window    

5.      Untuk menggunkan data dengan membuja menu get data – create data source kemudian hapus semua field yang ada didalam kotak field names in header row dengan menklik remove sampai habis   

6.      kemudian buatlah field data yang diperlukan dengan mengetikkan didalam field name dan klik add jika sudah dimasukkan, klik OK.        

MENCETAK DOKUMEN

1.        Buka file yang akan dicetak, hidupkan printer dan pasang kertas

2.      Pilih menu file – print

3.      Pilih nama printer yang pada kotak printer name

4.      Klik properties

5.      Pilih ukuran kertas sesuai dengan setup naskah anda

6.      Jika anda memakai printer LQ atau LX atau sejenis pilihlah manual feed pada kotak paper source. Lalu klik OK

7.       Tentukan halaman berapa yang akan dicetak, misalnya All untuk mencetak semua halaman ; atau ketik nomor halaman tertentu pada kotak pages

Klik OK    

Sejarah & Pengertian MICROSOFT WORD

Sejarah  Perkembangan Ms Word

Sejarah panjang perjalanan Microsoft Office hingga saat ini, banyak perubahan danpenambahan fasilitas sejak pertama kali diluncurkan tanggal 30 Agustus 1992. Waktuitu aplikasi perkantoran ini diberi nama Microsoft Office versi 3.0. Pada versi tersebut Microsoft Office menyertakan Microsoft Word sebagai pengolah kata, Microsoft Excelsebagai pengolah angka, Microsoft PowerPoint digunakan sebagai aplikasi presentasiyang handal dan Microsoft Mail digunakan untuk menerima dan mengirim email.

S

etelah populer dengan Microsoft Office 3.0, pada tahun 1995-an Microsoft kembalimeluncurkan Microsoft Office 95 bersamaan waktu itu Microsoft meluncurkan sistemoperasi Microsoft Windows 95. Pada sistem operasi ini Microsoft merombak totalWindows versi 3.1 dan Windows 3.11 for Workgroup, perubahan yang cukup signifikandalam sejarah sistem operais PC saat itu.

S

ejalan dengan pekembangan sistem operasiMicrosoft Windows, Microsoft Office sendiri terus berkembang dan semakin mapan danterus digandrungi serta digunakan oleh sebagian besar masyarakat komputer di dunia,termasuk di Indonesia.

S

ampai pada tahun 2000-an Microsoft sudah meluncurkan beberapa versi Microsoft Office dan sampai saat ini masih tetap digunakan sebagai andalan aplikasi perkantoranmodern. Beberapa versi dari Microsoft Office yang masih banyak digunakan saat iniantara lain Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP (2002) dan Microsoft Office 2003.Pada kenyataannya sampai saat ini masih banyak kemampuan Microsoft Office 2003masih belum tersentuh oleh pemakainya. Namun sejalan dengan perkembanganteknologi dan sistem operasi yang juga terus berkembang, maka dilu

MICROSOFT WORD 2007

Microsoft Office Word 2007 merupakan sebuah program aplikasi pengolah kata (Word Processor) buatan Microsoft Corporation. MS. Word 2007 merupakan hasil pengembangan dari beberapa versi sebelumnya. MS. Word tampil lebih user friendly dan sudah menggunakan ribbon sebagai standar baru dalam menampilkan menu-menu tool. Berdasarkan klaim mereka, ribbon adalah sebuah inovasi yang kelak di masa mendatang menjadi sebuah standar bagi tampilan menu.

Bagi yang baru bermigrasi dari Word 2003 ke MS. Word 2007 tidak perlu panik dengan pemandangan yang begitu asing tersebut. Anda hanya perlu sedikit adaptasi dan setelah itu, Anda akan merasakan efisiensi dan kemudahan dalam bekerja. Bila Anda kurang percaya, silahkan buka MS. Word 2007, letakkan pointer mouse ke area area menu, kemudian putar tombol gulir. Apa yang terjadi? Anda benar! Anda dapat membuka pintu akes ke setiap ribbon hanya dengan putaran tombol gulir saja.

Kembali ke masalah menu icon, MS. Word 2007 mengenal istilah tab, ribbon, dan group dalam menyajikan menu tool. Berbeda dengan Word 2003 dan sebelumnya yang hampir 100% dikuasai Kaum Bar-Bar (Titlebar, Menu Bar dan Toolbar).

Perbedaan antara Tab, Ribbon dan Group

Tab adalah sederetan menu yang ditandai dengan teks. Tab terdiri dari tab File, Insert, Page Layout, dll.

Ribbon adalah area yang digunakan untuk menampilkan tab dan menu dari tab yang aktif. 

Sedangkan Group adalah kelompok menu dalam tiap Ribbon yang memiliki kesamaan fungsi.  Jadi, Ribbon menyediakan tab yang terdiri dari menu, dan menu sendiri terdiri dari beberapa Group, dan Group terdiri dari sekumpulan menu yang memiliki kesamaan fungsi.

Tampilan Jendela MS Word 2007

Office Button

Secara umum, Office Button terdiri dari dua area, yaitu area kiri dan area kanan. Area kiri berisi perintah seperti New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish, dan Close. Sedangkan di area kanan berisi pintasan file dokumen yang baru-baru ini dibuka.

Pada bagian bawah flyout ini terdapat dua tombol perintah, yaitu Word Option (digunakan untuk melakukan properti terhadap MS Word 2007) dan Exit Word (digunakan untuk menutup jendela MS Word). Berikut ini adalah contohnya.

 

Keterangan:

Nama Icon	Keterangan
New	digunakan untuk membuat file dokumen kosong baru
Open	digunakan untuk membuka file dokumen yang tersimpan
Save	perintah untuk menyimpan file dokumen aktif
Save As	digunakan untuk menyimpan file dokumen ke dalam format tertentu
Print	digunakan untuk mencetak file dokumen yang sedang aktif
Prepare	digunakan untuk melakukan properti khusus terhadap file dokumen aktif
Send	digunakan untuk mengirimkan file dokumen aktif sebagai email / faksimile
Publish	perintah untuk menerbitkan dokumen aktif ke website / blog / dll
Close	digunakan untuk menutup file dokumen aktif

Mengenal Fungsi Icon pada Tab Home

Tab Home terdiri dari lima Group yaitu, Clipboard, Font, Paragraph, Styles dan editing.

 1.Group Clipboard

Group Clipboard terdiri dari sekumpulan menu yaitu:

Paste : untuk menempelkan hasil copy atau cut.

Cut : untuk memotong teks/objek terpilih.

Copy : untuk menggandakan teks/objek terpilih.

Format Painter : digunakan untuk meniru format halaman dokumen ke dalam dokumen lainnya.

* Tombol panah kecil di sudut kanan-bawah setiap Group digunakan untuk mengakses pengaturan lanjutan mengenai fungsi suatu Group.

 2.Group Font

Menu-menu di Group Font secara khusus berfungsi untuk pemformatan seputar huruf. Terdiri dari :

Font : untuk memilih jenis huruf

Font Size : untuk mengatur ukuran huruf

Grow Font : untuk memperbesar ukuran huruf secara instan

Shrink Font : untuk memperkecil ukuran huruf secara instan

Change Case : untuk mengubah status huruf kapital/huruf kecil

Clear Formatting : untuk menghapus pemformatan teks terpilih

Bold : untuk menebalkan teks terpilih

Italic : untuk memiringkan Teks terpilih

Underline : untuk memberikan garis bawah pada teks terpilih

Strikethrough : memberikan tanda coret padateks terpilih

Subscript : untuk mengetik karakter pemangkatan

Superscript : untuk mengetik karakter pemangkatan

Text Effect : untuk memberikan efek artistik pada teks terpilih

Text Highlight Color : untuk memberikan warna stabilo di belakang teks terpilih

Font Color : untuk mengatur warna teks terpilih.

 3.Group Paragraph

Group Paragraph terdiri dari sekumpulan menu yang memiliki kesamaan fungsi untuk mengatur paragraf teks. perintah-perintah di Group Paragraph yaitu:

Bullets : untuk memberikan tanda bullet di tiap paragraf terpilih

Numbering : untuk memberikan format penomoran di tiap paragraf terpilih

Decrease Indent : untuk menggeser baris kedua paragraf ke kiri

Increase Indent : untuk menggeser baris kedua paragraf ke kanan

Left-to-Right : untuk menjadikan arah teks berjalan dari kiri ke kanan (format Latin)

Right-to-Left : untuk menjadikan arah teks berjalan dari kanan ke kiri (format Arab)

Sort : untuk menyortir data

Show Paragraph Marks : untuk menampilkan / menyembunyikan tanda koreksi paragraf

Align Text Left : untuk mengatur teks rata kiri

Center : untuk mengatur teks rata tengah

Align Text Right : untuk mengatur teks rata kanan

Justify : untuk mengatur teks rata kanan-kiri

Line Spacing : untuk mengatur jarak antar baris teks

Shading : untuk mengatur warna latar teks terpilih

Border : untuk memberikan garis tepi pada teks terpilih.

 4.Group Styles

Group Styles terdiri dari dua menu. Yaitu:

Heading Styles : berisi pilihan format judul/subjudul dari paragraf terpilih

Change Styles : berisi pilihan pengaturan tema paragraf

 5.Group Editing

Secara umum group Editing terdiri dari Find, Replace, dan Select. fungsinya adalah:

Find : untuk mencari kata tertentu berdasarkan keyword tertentu dalam suatu file

Replace : untuk mencari dan mengganti kata yang ditemukan untuk d

 Microsoft Word 2007

TABEL

 1.Cara Membuat Tabel di Word 2007

Ada beberapa cara untuk membuat tabel di Word 2007:

• Menggunakan template

1.        Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, arahkan ke Quick Tables, dan kemudian klik template yang diinginkan.

2.      Ganti data pada template.

• Menggunakan menu Table

1.        Pada Insert tab, Tables grup, klik Table.

2.      Di bagian Insert Table, geser mouse untuk memilih jumlah baris dan kolom.

• Menggunakan perintah Insert Table

1.        Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Insert Table untuk memunculkan kotak dialog.

2.      Di bagian Table size, masukkan jumlah baris dan kolom.

3.      Di bagian AutoFit behavior, buat pilihan untuk menyesuaikan ukuran tabel.

• Menggambar tabel

1.        Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Draw Table.

2.      Pointer akan berubah menjadi pensil.

3.      Buat kotak persegi. Kemudian buat garis kolom dan baris di dalamnya.

4.      Untuk menghapus garis, pada Table Tools, Design tab, Draw Borders grup, klik Eraser.

5.      Klik garis yang ingin dihapus.

 2.Cara Menambah Baris dan Kolom pada Tabel

1.        Klik pada sel yang ingin ditambahkan baris atau kolom.

2.      Pada Table Tools, di Layout tab, Rows & Columns grup, pilih:

o    Insert Above, untuk menyisipkan baris baru di sebelah atas sel.

o    Insert Below, untuk menyisipkan baris baru di sebelah bawah sel.

o    Insert Left, untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kiri sel.

o    Insert Right , untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kanan sel.

Tip: kita juga bisa menggunakan klik kanan pada sel untuk menampilkan pilihan di atas.

 3.Cara Menghapus Sel, Baris, Kolom atau Tabel

1.        Pada Table Tools, di Layout tab, Rows & Columns grup, klik Delete.

2.      Tentukan pilihan, apakah akan menghapus sel, kolom, baris atau tabel.

 4.Cara Menggabungkan dan Membagi Sel pada Tabel

• Menggabungkan sel

1.        Pilih sel-sel yang akan digabungkan.

2.      Pada Table Tools, Layout tab, Merge grup, klik Merge Cells.

• Membagi sel

1.        Klik sebuah atau beberapa sel yang akan dibagi.

2.      Pada Table Tools, Layout tab, Merge grup, klik Split Cells.

3.      Masukkan jumlah kolom atau baris yang ingin dibagi.

4.      Centang kotak merge cells before split, apabila sel yang ingin dibagi lebih dari satu.
Misalnya, ada 2 sel yang akan dibagi menjadi 4. Bila kotak ini dicentang maka sel akan digabung dahulu baru kemudian dibagi. Sebaliknya bila kotak ini tidak dicentang, maka masing-masing sel akan dibagi 4 sehingga jumlah sel baru adalah 8.

 5.Cara Format Tabel

• Menggunakan Table Styles

1.        Klik tabel yang ingin diformat.

2.      Pada Table Tools, klik Design tab.

3.      Di Table Styles grup, tempatkan kursor di setiap style untuk melihat tampilan tabel.

4.      Klik style yang ingin digunakan.

5.      Di bagian Table Style Options grup, centang kotak elemen tabel yang ingin digunakan, seperti Header Row, Total Row, dan lain-lain.

• Membuat dan Menghapus Garis Pembatas

o    Membuat Garis Pembatas

1.        Klik tabel atau bagian tabel yang ingin diberi garis pembatas.

2.      Pada Table Tools, klik Design tab.

3.      Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan pilih bentuk garis pembatas yang disediakan. Atau klik Borders and Shading, dan pada Borders tab, pilih bentuk garis pembatas yang diinginkan.

o    Menghapus Garis Pembatas

1.        Klik tabel atau bagian tabel yang ingin dihapus garis pembatasnya.

2.      Pada Table Tools, klik Design tab.

3.      Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan klik No Border untuk menghapus pembatas tabel.

4.      Untuk menghapus bagian tertentu saja, klik tanda panah pada Borders, dan kemudian klik Borders and Shading. Pada Borders tab, di bagian preview, klik garis yang ingin dihilangkan.

 6.Cara Mengatur Pemisahan Baris dalam Tabel

• Mencegah pemisahan isi baris dalam tabel
  Microsoft Word akan secara otomatis memisahkan isi baris tabel yang panjang ke halaman berikutnya bila baris tersebut terletak di akhir halaman. Untuk membuat isi baris yang panjang ini tidak terpisah dan ditempatkan semuanya di halaman selanjutnya, gunakan cara berikut:

1.        Klik pada tabel.

2.      Pada Table Tools, klik Layout tab.

3.      Di Table grup, klik Properties, dan pilih Row tab.

4.      Hilangkan pilihan pada kotak Allow row to break across pages dan klik OK.

• Memisahkan tabel ke halaman selanjutnya pada baris tertentu

1.        Klik pada baris yang ingin ditempatkan di halaman berikutnya.

2.      Tekan CTRL+ENTER. Cara ini disebut juga page break manual.

 7.Cara Membuat Table Heading Berulang Pada Setiap Halaman

1.        Pilih baris heading (harus termasuk baris pertama pada tabel).

2.      Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows.
Catatan: Table heading berulang hanya ada di print layout view atau ketika Anda mencetak dokumen tersebut. Table heading berulang tidak akan muncul bila Anda melakukan page break manual (CTRL + ENTER) dalam tabel.

3.      Untuk menghilangkan table heading berulang: klik pada heading table di halaman pertama. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows.

 8.Mengurutkan Data pada Tabel

1.        Klik pada tabel.

2.      Pada Table Tools, Layout tab, Data group, klik Sort.

3.      Pada kotak dialog Sort, pilih kolom atau header kolom yang dijadikan sebagai dasar pengurutan.

Memberi Penomoran Pada Sel di Tabel

1.        Pilih sel pada tabel yang akan diberi nomor.
Tip: Untuk memberi nomor pada setiap baris, klik pada kolom pertama.

2.      Pada Home tab, Paragraph grup, klik Numbering.

Cara Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel dan Sebaliknya

• Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel

1.        Masukkan tanda pemisah seperti koma dan tabs untuk menentukan dimana kumpulan teks ini akan dibagi menjadi kolom. Gunakan paragraf untuk menandai baris baru.

2.      Pilih kumpulan teks yang akan diubah ke bentuk tabel.
Misalnya, kumpulan teks di bawah ini yang terdiri dari 2 paragraf akan diubah ke bentuk tabel. Pemisahnya berupa koma.

3.      Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Convert Text to Table untuk menampilkan kotak dialog. Pengaturannya seperti di gambar berikut ini.

4.      Klik OK dan kumpulan teks akan menjadi seperti gambar berikut ini.

• Mengubah Tabel Menjadi Kumpulan Teks

1.        Pilih kumpulan baris atau tabel yang akan diubah menjadi paragraf.

2.      Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Convert to Text.

3.      Di bagian Separate text at, pilih tanda pemisah kolom yang akan digunakan. Untuk baris akan dipisahkan menjadi paragraf.

MICROSOFT EXCEL Excel 2007

A. Pengenalan Microsoft Excel

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007 .

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar,  penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak  ini  sangat membantu untuk  menyelesaikan permasalahan  administratif mulai  yang  paling  sedernaha  sampai  yang  lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh  permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen  data dengan  menampilkan grafik data pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

B. Kelebihandan Kekurangan Microsoft Excel 2007

hadir dengan tambahan berbagai fasilitas sehingga lebih sempurna dibandingkan dengan versi sebelumnya. Fitur baru tersebut antara lain adalah desain jendela (interface) Excel, jumlah baris dan kolom lebih banyak, format file baru, penulisan formula lebih mudah.Office Themes dan Excel Styles, pengurutan dan penyaringan data didesain lebih canggih, tampilan grafik yang lebih variatif, PivotTable lebih mudah digunakan dan sebagainya. Perhatikan sebagian ilustrasi berikut ini,

1. Jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom.  Serta baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 dan berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.

2. Pada Excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel mencapai 17 miliar.

3. Memori yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal yang berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1 megabyte.

4. Jumlah warna unik dalam sebuah workbook dapat mencapai 4.3 milyar, sebelumnya hanya 56.

5. Jumlah kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.

6. Jumlah level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64 level, bandingan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.

7. Jumlah daftar pada menu drop-down dalam fasilitas Filter bisa mencapai 10.000, sebelumnya hanya 1.000.

8. Maksimal jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000, sebelumnya hanya 1.000 karakter.

9. Jumlah maksimal argumen pada fungsi, versi terbaru ini membolehkan sampai 255 argumen, sebelumnya hanya 30 argumen.

10. Maksimal jumlah item yang dihasilkan dari perintah Find, kini mencapai 2 Milyar, sebelumnya hanya 64.000.

11. Jumlah baris yang diperbolehkan di dalam sebuah PivotTable, saat ini mencapai 1 Juta baris lebih, sebelumnya hanya 64.000.

12. Jumlah kolom yang tersedia pada versi baru ini adalah 16.000 kolom, sebelumnya hanya 255 kolom.

13. Jumlah field pada PivotTable dapat mencapai 16.000, sebelumnya 255.

14. Excel 2007 format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistik lainnya.

15. Dengan memanfaatkan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP, kita bisa mengkontrol identitas responden untuk keperluan transfer informasi antar tabel, antar sheet atau antar file excel.

16. dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri. Ini sangat berguna, kecuali kita jago membuat syntax dan saya yakin banyak orang yang tidak hobby main syntax.

Kelemahan tentu Ada dan ini menjadi perhatian extra untuk menjaga kualitas pengolahan data. Beberapa kelemahan Excel 2007 adalah:

1.    Pivot tabel yang menyertakan banyak kolom/pertanyaan menghasilkan tabel berupa crosstab atau nested atau tersarang, banyak orang belum mampu membuat tabel dalam 1 pivot yang stack atau berjajar. Jadi mau tidak mau membuat 2 tabel pivot untuk masing-masing pertanyaan/kolom. Kendalanya adalah kita harus memperhitungkan jumlah kategori jawaban yang akan ditabelkan, karena pivot otomatis akan menggunakan kolom dan baris baru ke samping/kebawah sehingga jika di samping atau dibawah ada tabel pivot lain, maka akan error.

2.    Untuk tabel yang besar dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap editing/updating data, maka secara default excel akan melakukan proses Workbook Calculating yang kecepatannya tergantung dari processor dan ram komputer. Ini cukup memakan waktu pengolahan data. Tetapi kendala ini bisa dipecahkan dengan mematikan proses calculating otomatis menjadi Calculating Manual artinya calculating akan dilakukan setiap kita akan save file excel tersebut. Cara ini cukup efektif dilakukan dengan resiko jika file tertutup tidak sengaja atau komputer mati tiba-tiba kita bisa kehilangan data kita. Caranya klik tombol office > Excel Options > Formulas > Calculation Options, pilih Manual dan Recalculate Workbook before saving

3.    Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban baru.

C. Istilah-Istilah Excel 2007

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputiperhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data.Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks.Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi namabarang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.  Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan.untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi tersebut di sampaikan pada paparan di bawah ini :

Istilah-istilah dalam Excel

a. Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5.

b. Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.

c. Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)

d. Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah.Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6

e. Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.

Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6f.    Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.

Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7g.    Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar.

Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5h.    Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar.

Contoh : Holla nama lain range A5:G7D.    Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan.Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut.Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard.

Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard:

Tombol     Fungsi ← ↑ → ↓    Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah Tab    Pindah satu sel ke kanan Enter    Pindah satu sel ke bawah Shift + Tab    Pindah satu sel ke kiri Shift + Enter    Pindah satu sel ke atas Home    Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih Ctrl + Home    Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif Ctrl + End    Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan PgUp   Pindah satu layar ke atas PgDn    Pindah satu layar ke bawah Alt + PgUp    Pindah satu layar ke kiri Alt + PgDn    Pindah satu layar kekanan Ctrl + PgUp    Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya Ctrl + PgDn    Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya.Jenis Data pada Cell

1. Konstanta, terdiri dari 4 jenis type data yakni :

a.   Character : semua huruf dan angka yang tidak dapat digunakan dalam melakukanperhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9

b.   Numeric : angka yang dapat digunakan dalam melakukan perhitungan yakni 0-9

c. Date : data tanggald.  Time : data waktu

2.  Formula seperti rumus yang selalu diawalidengan tandasamadengan(=)atau tandatambah(+).

BEKERJA DENGAN MICROSOFT EXCEL 2007

A. Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007.  

1. Row Heading (Nomor Baris)Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif.

 Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah 65.536 baris.

2.  ColumnHeading (Nomor Kolom)Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan.(65.536 baris dengan 256 kolom).

3.  Cell Pointer (Cell Aktif)Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris1.

4.  Formula Bar (Fungsi)Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1 .

5.  HelpBila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

6.  Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file darilembar kerja yang aktif.

7.  OfficeButtonBerisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan  mempublish dokumen.

8. Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnyamenyimpan, mencetak dan sebagainya.

9.  ToolbarMerupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.10.   Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

11.LembarKerja(Workbook)Baris  ini  berisikan  informasi  halaman,  section, letak insertion point dan tombolpengendali.B.  Memulai DokumenPada sub bab  ini, kitaakan membuatdokumensebagai contoh pengelolaan datasederhana.

Dari  contoh  pengelolaan  data  sederhana  kita  akan  belajar  tentang  cara pengetikandi excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dancell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill.

Berikut contoh pengelolaan data yangpertama sepertipada Gambar dibawah.Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja adalah sebagai berikut:

1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan.

a.  Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan“Daftar Unit Kerja” pada Cell aktif tersebut.

b.  Kemudian  ketikkan sub judul  laporan pada  Cell A3, A4, A5, D4  danD5

c.  Buat  data tabel pada  Laporan dengan memulai  pengetikan pada  A7 sampai  F7 untuk judul tabel dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.

2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell

a.  Untuk membuat  Judul  Laporan letaknya di  tengah-tengah tabel maka  arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai  A1 sampai F1. Kemudianklik  tombol Merge Cell    agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.

b. Agar huruf  pada  judul  laporan dan tabel tebal maka  arahkan  kursor  pada cell kemudian klik tombol Bold   atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic.

3. Penggunaan AutoFillPada kolom No, KODE  dan NAMA UNIT  dapat digunakanAutofill agarlebihcepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru.Fillhandleberadadiujungkananbawahcellaktif ataurange cellyang dipilih.Ketika menempatkanpointer cell di atasfill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah,menunjukkanbahwa fasilitasAutoFilltelahdiaktifkanUntukmembuat.Serilabel,angka, atau tanggal,geserlah pointer di atas cell-cell yang ingindiisi denganinformasi, lalu lepaskan tekanantombolmouse.

4. Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut  sedangkan pada kolom Nama  Unit digunakan untuk  mengcopy data  yang sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data table

5. Penggunaan format Tabel dan Cell.

a. Microsoft Excel menyediakan  fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan klik tombol format table seperti ini  , kemudia akan muncul pilihan style format tabel sepertiberikut ini.

b. Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. arna cell, kita juga dapat melakukan number format cell jika isi cell  berupa numeric misalnya number format menggunakan comma, percent.

B. Menyimpan DokumenUntuk menyimpan dokumen klik Save

 Maka akan terjadi salah satu dari 2 hal berikut :

•    Apabila file belum pernah disimpan, Word akan menampilkan kotak dialog Save As seperti dibawah. Dan apabila sebelumnya file pernah disimpan dengan nama yang sama, maka Word akan menyimpan file dan mengembalikan tampilan ke layar dokumen.Untuk memberi nama  pada file ketikkan nama yang  diinginkan dalam kotak  File name, lalu tekan tombol Save.

•   Apabila kita ingin menyimpan file yang pernah disimpan.D.   Penggunaan RumusdanFungsiRumus  dan  fungsi  dalam  Excel  mempunyai  pengertian  yang  berbeda,  rumus  berupa instruksi matematika dalam suatu sel/range dalam lembar kerja dengan operator aritmatik seperti : +,-, ,/,* dan ^. Sedangkan Fungsi merupakan rumus siap pakai yang digunakan sebagai alat bantu dalam proses perhitungan. Excel menyediakan ratusan fungsi siap pakai diantaranya fungsi tanggal dan waktu, matematika dan trigonometri, finansial, statistik, lookup dan referensi, database, teksdanlain-lain.

1.   Menggunakan Rumus (Formula)Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi.  Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini,dimulai dari pangkat(^),kali(*),ataubagi(/),tambah(+)atau kurang (-)

2.   Menggunakan Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Microsoft Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range.Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung (-).

Berikut beberapa Fungsi yang sering digunakan:

a.   FungsiAverageFungsiinidigunakanuntuk mencari nilai rata-rata darisekumpulandata(range).Bentukumum Penulisannyaadalah=AVERAGE(number1,number2,…)dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya.

b.  Fungsi Logika IFFungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operatorrelasi(pembanding)sepertiberikut: Lambang     Fungsi =Sama dengan <Lebih kecil dari >Lebih besar dari <=Lebih kecil atau sama dengan

>=Lebih besar atau sama dengan <>     Tidak sama dengan.

c.  Fungsi MaxFungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah =MAX(number1,number2,…)dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya.

d.  Fungsi MinSama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik.

e.  Fungsi SumFungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…)Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan.

f.  Fungsi LeftFungsi left digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars) Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.

g.  Fungsi MidFungsi ini digunakan untuk mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum pemakaian fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars)Artinya mengambil sejumlah karakter mulai dari start_num, sebanyak num_char.

h.   FungsiRightFungsi ini merupakan kebalikan dari fungsi left, kalau fungsi left mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri, maka fungsi mengambil sejumlahkarakterdari sebelah kanan teks.Bentuk umum penulisannya adalah =RIGHT(text,num_chars)Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.

i.   Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal (VLOOKUP) atau secara vertikal (VLOOKUP).

Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah : =HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,…) =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,…) Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks kolom (Col_index_num).

C.   Convert Texs to Columns

Terkadang kita ingin memisahkan dua buah kata yang tadinya berada dalam satu cell menjadi dua cell atau lebih.  Kita dapat menggunakan Convert Text to Columns untuk memisahkan dua buah kata yang terpisahkan oleh koma, spasi, tab, dan lainnya. Cara :Ketiklah “pengantar komputer”  dalam sebuah cell.Text to ColumnsPilih tab DATA Kemudian akan muncul window seperti berikut :

Delimited dipilih jika dua buah kata tersebut dipisahkan oleh koma atau tab.

Fixed Width untuk mengeset data terpisah dengan ukuran tertentu.Setelah finish, kita akan mendapatkan pengantar dan komputer berada pada cell yang berbeda.

D.   Menggunakan Grafik

Salah satu fungsi unggul dalam Ms Excel 2007 adalah grafik dimana dapat melihat hasil tabel diubah menjadi ke dalam grafik dengan cepat.

Microsoft Excel 2003

Definisi Microsoft Excel

Microsoft excel adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data sekolah, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

Fungsi Microsoft Excel

1. Kalkulasi, dengan program ini kita bisa melakukan kalkulasi atau penghitungan dengan mudah, baik penghitungan yang sederhana maupun dengan rumus – rumus yang sangat kompleks.

2. Grafik, dengan program ini kita bisa mempresentasikan data kita dalam bentuk grafik yang komunikatif.

3. Komunikasi, dengan program ini kita juga bisa berkomunikasi dengan pengguna (user) lain.Program ini sudah dirancang untuk bisa saling bertukar informasi dalam bentuk jaringan dimana orang lain bisa membuka lembar kerja kita dari terminal (komputer) yang berlainan,bahkan ia juga bisa melakukan perubahan pada lembar kerja yang sama pada saat yang bersamaan pula.

4. Internet,suatu saat mungkin kita akan mengirim data dalam bentuk tabel atau grafik pada orang lain di tempat di seluruh dunia,Microsoft Excel bisa melakukanya dengan baik sekali.

5. Otomatis, dengan Excel kita bisa menggunakan otomatisasi penghitungan data yang kita ketikkan.Dengan perumusan yang benar,maka Excel akan langsung melakukan perubahan secara otomatis terhadap data kita setiap kali mengalami perubahan.

6. Aplikasi, Microsoft Excel dapat membantu kita merancang aplikasi siap pakai,yaitu dengan fasilitas macro.

2.2 Cara Menggunakan Microsoft Excel

A. Menu dan icon pada Microsoft Excel

Gambar 1. Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007

1. Judul

Menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.

2. Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.

3. Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

4. Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

5. Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms.Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

6. Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.

7. Cell

Cell Aktif Penggulung vertikal

8. Lembar aktif

9. Nama Range

10. Fungsi

11. Penggulung

12. Nomor Baris

13. Nomor Kolom

B. Membuat dokumen pengolah angka

Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell. Berikut adalah contoh penerapan Microsoft Excel dalam bidang keguruan :

Gambar 2. Pengisian Daftar Nilai Siswa

C. Penerapan Microsoft Excel

Microsoft Excel dapat

Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 2 adalah sebagai berikut:

1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan

Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “DAFTAR NILAI SISWA” pada Cell aktif tersebut.

Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A1, A2, A3, dan M5 seperti pada tampilan diatas.

2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell

Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.

Gambar 3

Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic.

Selanjutnya data dapat dilengkapi seperti Gambar 2.

3. Penggunaan format Tabel dan Cell

Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan kliktombol format table seperti ini , kemudia akan muncul pilihan style formattabel seperti berikut ini.

Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti contohnya pada Gambar 2. menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara :

Gambar 4

Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai M21, kemudian klik panah pada tombol dan pilih All Border seperti pada tampilan dibawah ini.

                                                Gambar 5

Untuk memberi warna pada judul tabel bisa menggunakan fasilitas format cell dengan cara blok cell A7 sampai M8 kemudian klik tombol kemudian akan muncul pilihan style cell yang akan kita pilih seperti pada tampilan dibawah ini.

                                        Gambar 6

D. Macam-macam formula

1. =SUM(…)

Fungsinya                    : Untuk melakukan penjumlahan

Bentuk umum  : =SUM(range sel)

Contoh                          : Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5 sampai sel H15

Penulisan                      : =SUM(H5:H15)

2. =COUNT(…)

Fungsinya                    : Untuk melakukan counter

Bentuk umum  : =COUNT(range sel)

Contoh                         : Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai yang berada di sel B5 sampai sel B15

Penulisan                    : =COUNT(B5:B15)

3. =MAX(…)

Fungsinya              : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)

Bentuk umum        : =MAX(range sel)

Contoh                   : Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari sederetan

sel yang berada di sel F1 sampai sel F17

Penulisan              : =MAX(F1:F17)

4. =MIN(…)

Fungsinya                        : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)

Bentuk umum                  : =MIN(range sel)

Contoh                             : Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17

Penulisan             : =MIN(F1:F17)

5. =AVERAGE(…)

Fungsinya                    : Untuk mencari nilai rata-rata

Bentuk umum  : =AVERAGE (range sel)

Contoh                         : Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari sel A11 sampai A17

Penulisan                    :=AVERAGE(A11:A17)

6. =ABS(…)

Fungsinya                    : Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam daftar argumennya menjadi bilangan mutlak (absolut)

Bentuk umum  : =ABS(range sel)

Contoh                         : Misalkan kita bermaksud mengetahui secara mutlak dari sel yang kita aktifkan, misal di sel F17

Penulisan                    : =ABS(F17)

7. =SQRT(…)

Fungsinya                    : Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan X tidak boleh negatif

Bentuk umum  : =SQRT(range sel)

Penulisan                    : = SQRT(25)

8. =IF(…;…;…)

Fungsinya                    : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat atau tidak)

Bentuk umum              : =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)

Contoh                         : Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu sel yang berada di sel F17, tentang kriteria siswa dinyatakan lulus atau gagal dengan ketentuan sbb.Jika nilai rata-rata siswa lebih besar sama dengan 60, maka siswa dinyatakan LULUS, dan sebaliknya.

Penulisan                    : =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)

artinya jika kolom F17 lebih besar sama dengan 60, maka LULUS, jika kurang dari 60, maka GAGAL

Keterangan :

Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maak kerjakan Value_if_true, jika kondisi di sel F17 tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false

9. =DATE(Year,Month,Date)

Fungsinya                    : Untuk menghitung jumlah hari

Contoh             : =DATE(73,8,11) à 26887 hari

10. =VLOOKUP

Fungsinya                    : Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal

Bentuk umum              : =VLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num; Range_lookup)

11. =HLOOKUP

Fungsinya                    : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal

Bentuk umum              :=HLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num; Range_lookup)

12. =LEFT(…;…)

Fungsinya                    : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kiri

Bentuk umum              :=LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)

Contoh                         : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf

Penulisan                    : =LEFT(F17;3) à hasilnya Feb

13. =RIGHT(…;…)

Fungsinya                    :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kanan

Bentuk umum              :=RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)

Contoh                         :Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf

Penulisan                    :=RIGHT(F17;3) à hasilnya ari

14. =MID(…;…;…)

Fungsinya                    : Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu dengan sejumlah karakter tertentu

Bentuk umum  :=MID(teks;start_number; number_char)

Contoh                         : Misal kita akan mengambil karakter baru yang ada di sel F17 (Februari)

Penulisan                    : =MID(F17:3:3)

Perkembangan teknologi computer memberikan banyak manfaat dan kemudahan-kemudahan terutama dalam dunia pendidikan. Betapa tidak, beberapa tahun yang lalu ketika para pendidik diperkenalkan dengan program computer semisal Microsoft Word, mereka sudah dimudahkan dalam hal pengetikan naskah soal, program pembelajaran, dan laporan-laporan lainnya yang menggunakan program olah kata ini. Namun demikian, para guru masih menemukan kendala dan kesulitan-kesulitan ketika melakukan proses komputasi / hitung dan format data base yang cepat, semisal analisis hasil ulangan, laporan keuangan program sekolah, dan mmatrik / tabulasi yang berjumlah banyak. Tetapi setelah diperkenalkan program Microsoft Excel, hal itu bias diatasi.
Dalam makalah ini disajikan beberapa hal tentang bagaimana belajar menggunakan Ms. Excel 2003 dari kelompok program aplikasi Microsoft Office. Sebenarnya penggunaan semua versi Ms. Excel tidaklah jauh berdeda. Hanya saja, mungkin, kelengkapan fasilitas yang ditawarkan dari taip versi sedikit berbeda.

1. Mengenal Jendela Microsoft Excel 2003 dan Aplikasinya
Dalam jendela Ms. Excel 2003, terlihat bagian-bagian antara lain sebagai berikut:


a. Menu Bar (Daftar Menu)
1) File
Pada menu ini yang paling umum digunakan adalah: New (membuka lembar kerja baru yang masih kosong)-di toolbar dapat diakses dengan meng-klik ikon , Open (membuka lembar kerja/file yang pernah disimpan sebelumnya) kalau

di toolbar dengan meng-klik ikon . Pada tab Look in, klik drop-down untuk mencari direktori tempat file tersimpan, klik nama file, lalu klik Open atau tekan Enter pada Keyboard, maka file akan terbuka.
Close (menutup lembar kerja yang sedang terbuka)- atau dapat dengan mengklik tanda di sudut kanan atas jendela lembar kerja,
Save (menyimpan lembar kerja/file yang sedang terbuka), Save As.. (menyimpan lembar kerja/file yang sedang terbuka dengan nama baru. Jika file baru pertama kali disimpan, maka fungsi Save dan Save As. Ini dapat diakses dengan mengklik ikon
pada Toolbar.

Pada tab Save in klik drop-down untuk mencari direktori dimana file akan disimpan. Pada kotak File name, ketik nama file yang tepat, lalu klik Save, atau tekan Enter pada keyboard.
File Search (mencari nama file yang telah tersimpan pada suatu direktori)

Gbr 1 Gbr 2

Pada Gbr 1, di kotak Search text, ketik nama file yang hendak dicari, lalu klik tombol Go. Hasil pencarian terlihat di Gbr 2. Untuk membukanya, klik nama file tersebut.
Page Setup (menyetel halaman kertas)

pada Page size, pilih jenis kertas yang akan dipakai. Pada orientation, pilih posisi kertas. Klik OK.
Print Preview (memperlihatkan tapilan lembar kerja sebelum dicetak), dan Print (mencetak lembar kerja ke dalam lembaran kertas)



Cocokkan nama printer dengan printer yang akan digunakan. Pada print range, pilih All jika akan mencetak semua halaman file dalam lembar kerja, Pages from .. to .. jika akan mencetak beberapa halaman yang terpilih saja. Lalu klik OK. Jika memerlukan penyetelan, klik Properties…

2) Edit
Pada menu ini, yang paling umum digunakan adalah sub menu: Undo (membatalkan perintah). Sub menu ini dapat diakses dengan meng-klik ikon .
Cut (Memotong). Pada keyboard, dapat diakses dengan meng-klik ikon , atau dapat diakses dengan meng-klik kanan cell tersebut, lalu klik Cut.
Copy (Menyalin). Pada keyboard, dapat diakses dengan meng-klik ikon , atau dapat diakses dengan meng-klik kanan cell tersebut, lalu klik Copy.
Paste (Menempelkan hasil Cut atau Copy pada cell yang baru). Pada keyboard, dapat diakses dengan meng-klik ikon, . Atau dapat diakses dengan meng-klik kanan pada cell baru, klik paste.
Delete (menghapus isi cell yang terpilih), dapat pula diakses dengan meng-klik kanan cell tersebut, lalu pilih Delete..
pilihan Shift cell left berarti menghapus isi cell tersebut dan posisinya diisi oleh data dari cell sebelah kanan cell yang dihapus. Pilihan Shift cell up berarti menghapus isi cell tersebut dan posisinya diisi oleh data dari cell bawah. Pilihan


Entire row berarti menghapus data dari baris itu seluruhnya. Pilihan Entire column berarti berarti menghapus data dari kolom itu seluruhnya.

3) View
Menu tampilan jendela lembar kerja ini terdiri atas: Normal (tampilan Norman, Grb.1), Page Break Preview (tampilan batas halaman, Grb 2), Toolbars, Formula Bar, Status bar, Header and Footer (Gbr 3), Zoom (Gbr 4)


4) Insert
Menu untuk menyisipkan sesuatu ke dalam lembar kerja ini memiliki sub menu : Rows (menyisipkan baris) di atas baris yang sudah ada, baris baru akan ditambahkan. Columns (menyisipkan kolom), maka kolom baru akan di tambahkan di sebelah kiri kolom yang sudah ada. Worksheets (menyisipkan lembar kerja baru), fungsi ini sama dengan jika kita meng-klik kanan tab Sheet yang sedang aktif.
Chart (menyisipkan grafik), misalnya grafik kemajuan belajar :
Grafik Kemajuan Belajar
Kelas / Semester: VII A / 1
Tahun Pelajaran : 2009 / 2010



Gbr. 1


Gbr. 2

Gambar (1) adalah data masukan yang akan dibuat grafiknya. Klik Insert, Chart. Maka akan muncul seperti gambar (2). Pilih tipe Chart-nya, klik Next, untuk Data Range sorot data masukan pada gambar atas. Klik Next, pada menu title ketik judul pada Chart Title, ketik katagori pada axis (x) dan/atau (y)nya. Klik Next, Finish. Hasilnya seperti pada gambar (3).
Function… (menyisipkan fungsi rumus).sub menu ini sama dengan meng-klik lambang pada formula bar, yaitu akan muncul kotak dialog sebagai berikut:


Untuk Most Category Used, disajikan rumus-rumus yang biasa digunakan yaitu:
a. SUM (Menjumlah data pada range) b. MAX (Memunculkan nilai terbesar)


c. MIN (Memunculkan nilai terkecil) d. AVERAGE (Menghitung rata-rata)




e. STDEV (Menghitung Standar Deviasi) f. IF (Menentukan logika, JIKA)


g. COUNT (Menghitung jumlah bukan h. COUNTIF (Menghitung jumlah bukan
angka) angka tertentu/dengan syarat “jika”)



i. SUMIF (menghitung jumlah yang HASILNYA (dari a-i di atas) adalah:
kriterinya disebutkan)






Picture (menyisipkan gambar). Gambar/image ini dapat diambil dari ClipArt, setelah tampilan Clip Art terbuka, klik Organize Clips , klik ganda pada Office Collections, klik katagori-nya, lalu klik image/gambarnya, klik Copy. Lalu Paste di cell baru.

hasilnya :
Picture juga dapat diambil dari file (From File..) Kotak Insert from File terbuka, pilih direktori dimana file tersimpan, pilih gambar, lalu klik Insert.


Juga dapat meng-insert Struktur Organisasi dengan memilih Insert, Organization Chart…
Misal:


Bahkan dapat pula terhubung dengan file lain (teks dokumen, gambar, video, atau musik), misalnya Insert , Hyperlink, lagu (Sakura- Rossa):
Pilih judul lagu, lalu klik OK.


Hasilnya , untuk membukanya, klik alamat hyperlink itu. Pada kotak dialog [Do you want to continue?] pilih Yes. [Do you want to open this file?], pilih Yes.


maka hailnya akan ditampilkan Winam untuk lagu tersebut.


Untuk Insert, Hyperlink, gambar, maka lakukan hal yang sama. Ketika muncul kotak dialog di bawah ini, maka klik ikon Browse for file. Di kotak dialog Link to file, pilih gambar yang dikehendaki, jangan lupa pada files of type pilih All files, klik OK. Pada tampilan Insert, Hyperlink beikutnya, pilih OK.


Maka alamat hyperlink untuk gbr itu adalah sebagai berikut:


Untuk membukanya sama seperti pada hyperlink lagu di atas. Hasilnya:



5) Format
Menu ini terdiri dari : Cells.. Pada Format, Cells terdapat tab Numbers, berupa pemformatan : nomor (dengan decimal dan/atau separator) (Gbr 1), mata uang dengan simbolnya (Gbr 2), Tanggal (Gbr 3),


Gbr 1 Gbr 2 Gbr 3 dll.
Alignment .. berupa perataan pada cell terutama hasil merge dan orientasi teks.
Misalnya posisi teks. Teks no 2, menggunakan Alignment dengan orientasi teks vertical. Teks no.3, menggunakan Alignment dengan orientasi teks normal dan teks alignment Horizontal dan Vertical menggunakan Center.

Maka menjadi :

Border berupa garis tepi data pada tabel baik outline maupun garis dalam tabel.


Atur style (model garisnya, dan atur pula warna garisnya pada color, klik pada tampilan border. Maka hasilnya akan diformat sesuai dengan yang telah diatur.




Pattern (warna isian table dalam border), dapat diisi warna solid ataupun warna pola), seperti cell 2 Jakarta, diisi dengan warna solid orange dan cell 3 Jakarta diisi dengan pattern kotak-kotak

Langkah-langkahnya:



Rows.. (pengaturan tinggi baris / Height. Misalnya baris 1 tinggi 30, baris 2-4 tinggi (default= 2.75), baris 5 tinggi 30. berikut kotak dialog dan hasilnya

, hasilnya:
Column.. (pengaturan lebar kolom/ Width. Penagturannya sama seperti pada Rows .
6) Tools. Tidak Banyak yang dilakukan pada menu ini.
7) Data, berisi antara lain : Sort.. (menyortir/menyusun secara alphabets) misalnya:

setelah di sortir dengan menjadi:



b. Toolbars
Toolbars adalah sederet ikon yang merupakan kunci pintas sebagai pengganti sub-menu yang telah diuraikan di atas.

Toolbars atas dari kiri adalah : New (lembar kerja baru), Open (buka file yang tersimpan), Save (simpan file aktif), Permission (akses), E-mail, Print (mencetak), Print preview (tampilan pra cetak), Spelling (ejaan teks), Research (pencarian data ulang), Cut (potong data), Copy(salin data), Paste (tempelkan hasil Cut / Copy), Format painter (sapu salin format), Undo (batalkan perintah), Redo (kembalikan perintah yang dibatalkan), Insert hyperlink, AutoSum (jumlahkan secara langsung), Sort (A-Z dan Z-A), Chart Wizard (Wizard table), Drawing (menggambar), Zoom.
Toolbars bawah dari kiri adalah: Format Fonts (jenis, ukuran dan gaya huruf: Tebal, miring, garis bawah), Align (perataan teks: kiri, tengah, dan kanan), Merge and center (merger dan rata tengah teks), style : Currency (mata uang), percentage (persen), Comma, decimals : Increase/Decrease, Indent: Increase/Decrease, Borders, Fill colors (warna isi cell), Font colors (warna huruf)
c. Cell Aktif
Sel yang merupakan ordinat dari kolom dan baris, tempat meng-input data ke dalam lembar kerja.Nama posisi sel aktif dapat dilihat pada Name Box yang letaknya sejajar dengansebelah kiri formula bar.
d. Formula Bar
Pada sel ini disajikan daftar fungsi perumusan jika di-klik fungsi [fx]nya.
e. Sheet tabs
Tabs lembar kerja ini secara default disajikan sebanyak tiga buah dengan nama : Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3. Namun kita data menambah atau menghapus bila dibutuhkan. Bahkan mengganti nama, memberi warna, memindah dan menyalin tabs. Untuk keperluan ini Sheet dapat diklik kanan. Pada pop-up berisi: Copy, Move, Delete, Rename, tab color, dll.

2. Beberapa Contoh Penggunaan Pada Lembar Kerja Ms. Excel 2003
a. Daftar Hadir (Merger, perataan, border, shading, menghitung, menghitung dengan logika)

Catatan:
Judul, gunakan merge and center
No, Nama, Jlh Hadir, dan Ket, masing-masing di-merge and center. Lalu format cell, alignment, center.
Rumus Jumlah hadir (AJI) :
Fx = COUNT(D8:H8)
Rumus Jumlah Siswa :
Fx = COUNT(I8:I14)
Rumus Jumlah Laki-laki :
Fx = COUNTIF(C8:C14,"L")
Rumus Jumlah Perempuan :
Fx = COUNTIF(C8:C14,"P")

b. Daftar Nilai (Menhitung Rata-rata, menjumlah, me-link data satu sheet, logika)

Catatan:
Menghitung Rata-rata (Listening) :
Fx = AVERAGE(C13:F13)
Menghitung Jumlah :
Fx = SUM(G13:G16)
Menghitung Rata-rata B Inggris :
Fx = AVERAGE(G13:G16)
Menampilkan Keterangan
(LISTENING) :
=IF(G13=0,"",IF(G13<$D$5,"kurang",IF(G13=$D$5,"Cukup","Terlampaui")))
Nama Guru di bawah : =D6
NIP di bawah :
="NIP."&D7
Maka jika Nilai diubah, status pada keterangan pun berubah

c. Grafik Ketidakhadiran (Absensi) Siswa (Insert Chart..)
a. Grafik Absensi Siwa (Umum)
Kelas : VII A
Semester : 1
Tahun Pelajaran : 2009/2010

Catatan:
Langkah awal, buat data kolom/series seperti pada bagian kiri
Langkah kedua, sisipkan/insert chart, ikuti petunjuknya, maka hasil grafiknya seperti pada gambar kanan

b. Menghitung Prosentase Kehadiran (bagi wali kelas)
(Dipakai pada data kelas di dinding. Dalam penghitungan di sini, dihitung dalam satu bulan, karena biasanya pengarsiran di data prosentase kehadiran di dinding kelas dilakukan setiap akhir bulan. Sementara data di dinding dibuat dalam satu tahun). Jika Tabel yang dibuat benar sesuai dengan langkah-langkah dibawah ini, proses memasukkan data kurang dari 10 detik sudah selesai, hanya dengan memasukkan data pada empat kotak yang berwarna kuning saja, data lain akan berubah dengan sendirinya secara otomatis. Selamat mencoba.



1) Ketik Bulan, Jumlah hari belajar, Jumlah siswa, jumlah tidak hadir (S,I,A), Jlh hari x jlh siswa, % Ketidakhadiran siswa, %kehadiran siswa Bln, Grafik ketidakhadiran bulan, dan grafik kehadiran bulan, seperti terlihat pada gambar di atas.
2) Isi data di kotak kuning, sesuai yang ada pada buku absen kelas.
3) Untuk menghitung "jlh hari x jlh siswa =" masukkan rumus =E6*E7.
4) Untuk menghitung "% KETIDAKHADIRAN SISWA", masukkan rumus =E8/H6*100.
5) Untuk menulis "% KEHADIRAN SISWA BLN : OKTOBER" masukkan rumus =% KEHADIRAN SISWA BLN : " &D4" dan untuk menghitung hasilnya, masukkan rumus =100-E10. Jika hasilnya tidak dalam satu decimal, dapat diatur dengan klik menu Format, Format Cell, Number. Atau klik kanan lalu klik Format Cell, Number . Pilih satu decimal.
6) Buat grafik KETIDAK HADIRAN SISWA dengan cara klik menu Insert, Chart.., pilih Column yang pertama, kilk next. Pada Data Range, drag %KETIDAKHADIRAN SISWA berikut jumlah nilainya. Pada Series in, pilih Columns, klik Next. Pada Legend, kosongkan kotak Show Legend. Pada Data Labels, pilih Value. Klik Finish. Atur dengan memperkecil objek grafik. Klik bagian objek yang akan diberi warna, klik Fill Color pada format Drawing lalu pilih warna yang disuka, misalnya hijau. Dan Char area dengan warna biru muda. Hasilnya seperti gbr pertama di atas.
7) Untuk memasukkan nama bulan di bawah GRAFIK KETIDAKHADIRAN BULAN :, masukkan rumus =D4
8) Buat grafik KEHADIRAN SISWA dengan cara sama seperti pada langkah no. 6). Hanya pada Data Range, drag % KEHADIRAN SISWA BLN : OKTOBER berikut jumlah nilainya.
9) Untuk memasukkan nama bulan di bawah GRAFIK KEHADIRAN BULAN :, masukkan rumus =D4. Hasilnya seperti gbr kedua di atas.


d. Nota Kontan (menjumlah, mem-format mata uang, logika, pengurangan)


Catatan:
1. Buat kolom dan formulir
2. Angka pada Harga Satuan ditulis tanpa koma. Untuk me-nyetelnya dapat menggunakan Format Cells.. atau meng-klik ikon (comma style), lalu jika terdapat angka decimal, dapat dihilangkan dengan meng-klik (decrease decimal)
3. Jumlah Harga Satuan Buku Tulis “Kiky”menggunakan rumus: = D6*A6
4. Jumlah harga seluruh item :
=SUM(E6:E9)
5. Jumlah Discount 5% :
=IF(E11>A13,E11*B12%,0)
6. Jumlah Total Bayar :
=E11-E12

e. Daftar Peminjaman Buku Premium

Catatan:
1. Pengisian data rumus pada kolom kelebihan biaya pe-minjaman yang memperhi-tungkan data pada cell F4, F5, dan F6 menggunakan alamat cell absolute “$”
2. Penghitungan Lama Pinjam untuk NIS 010 adalah dengan rumus =DAY(D10-C10).
3. Penghitungan Kelebihan hari untuk NIS 010 adalah dengan rumus =IF(E10=$F$4,0,IF(E10<$F$4,0,E10-$F$4))
4. Penghitungan Biaya Pemin-jaman untuk NIS 010 adalah dengan rumus =$F$4*$F$5+G10*$F$6

f. Daftar Insentif Pelaksanaan Ujian Tulis Sekolah

Catatan:
1. Penghitungan jumlah insentif Pembuatan Naskah soal untuk Adnan adalah dengan rumus : =C7*$F$14
2. Penghitungan jumlah insentif mengoreksi lembar jawaban untuk Adnan adalah dengan rumus : = E7*$F$15
3. Penghitungan jumlah insentif mengawas ruang ujian untuk Adnan adalah dengan rumus : = G7*$F$16
4. Penghitungan jumlah insentif yang diterima oleh Adnan adalah dengan rumus
= SUM(D7,F7,H7)

3. Menyimpan dan Menutup Lembar Kerja
a. Menyimpan Lembar Kerja
Setelah satu atau beberapa lembar kerja selesai dikerjakan, file tersebut dapat disimpan untuk digunakan pada waktu yang berbeda. Penyimpanan dapat dilakukan di Harddisk, dengan meng-klik Menu File, Save As… Pada penyimpanan pertama kali, sub menu Save dan Save As.. mempunyai fungsi yang sama. Fungsi ini dapat diakses dengan meng-klik ikon pada toolbars.

Pada tab Save in, klik drop-down, lalu pilih folder /tempat penyimpanannya misalnya di My Document atau di folder lain yang telah dibuat. Ketik nama file pada kotak File name, lalu tekan Save atau tekan Enter pada keyboard.
Untuk penyimpanan pada flaskdisk, pada tab Save in, klik drop-down, pilih nama flaskdisk, biasanya pada partisi F:Removable disk.

b. Membuka Lembar Kerja
File yang sudah disimpan dapat dibuka kembali. Setelah jendela Ms Excel terbuka, klik menu File, Open. Atau dapat diakses dengan meng-klik ikon pada toolbar. Pada tab Open, klik drop-down, lalu pilih directory tempat file tersebut disimpan, lalu klik Open, atau tekan Enter pada keyboard, maka file akan terbuka.

4. Mencetak (Print)
Naskah/file yang sudah dibuat dapat dicetak ke dalam lembaran kertas. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum mencetak. Untuk meyakinkan apakah tampilan yang akan dicetak sesuai dengan yang diharapan, tamilan bias dilihat pra cetaknya di print preview, dengan memilih print preview pada menu File, print perview, atau pada kotak dialog print, atau meng-klik ikon pada toolbar. Jika tampilan naskah terpotong atau tidak lengkap pada print preview, kemungkinan halaman kertas cetak berbeda dengan halaman kertas naskah. Ini dapat diperbaiki dengan meng-klik Print Option, lalau atur kertas pada Paper Size. Sesuaikan dengan ukuran pada lembar kerja. Ini juga dapat diatur melalui menu File, Page Setup. Lalu pilih OK.
Jika nomor halaman ingin dicetak, maka pengaturannya melalui menu File, Page Setup, Header & Footer. Atur posisi penempatan nomor halaman, di atas (header) atau di bawah (footer). Di sebelah kiri, tengah, atau di kanan. Begitu juga jenis font dan ukurannya.